Combien de temps conserver sa comptabilité ?

VOS DOCUMENTS COMPTABLES s’entassent, années après années, dans votre cave ou votre grenier et vous aimeriez bien faire de la place. Mais que faut-il conserver et combien de temps ? Les renseignements que l’on trouve sur Internet sont contradictoires et mêmes fantaisistes : le site (officiel) Service public indique deux ans pour les documents fiscaux BNC ! Voici quelques conseils pratiques.

La première précaution à prendre est de faire le tri parmi vos documents car la durée de conservation n’est pas la même pour tous.

En tant qu’employeur…

Si vous êtes employeur, commencez par mettre de côté les bulletins de salaires et les bordereaux de cotisations sociales de vos employés et, notamment, ceux de la caisse de retraite complémentaire et archivez-les dans un classeur. Théoriquement, vous n’êtes obligé de les conserver que cinq ans mais, en pratique, il faut les conserver sans limitation de durée : vous pouvez être amené à prouver que vous avez bien cotisé à une caisse de retraite ou bien à aider un salarié à reconstituer sa carrière.

Mettez également à part les documents concernant vos charges sociales personnelles, notamment ceux de la CARMF. Vous pourrez ainsi vérifier si vos cotisations ont bien été prises en compte le jour où vous prendrez votre retraite.

… ou que salarié.

Si vous avez une activité salariée, faites de même pour vos bulletins de salaires et tous les documents se rattachant à cette activité. Ce qui vous fera un deuxième classeur.

Enfin, conservez séparément des autres justificatifs les factures de vos immobilisations, c’est-à-dire des biens que vous avez amortis. Vous devez en effet les conserver six ans après la date du dernier amortissement pratiqué (et non après la date de la facture).

Une fois ce tri effectué, il ne vous reste plus qu’à appliquer à vos autres documents fiscaux et comptables l’article L 102 B du livre des procédures fiscales : « Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établies. »

Et pour ceux qui tiennent une comptabilité informatique, l’article L 102 B ajoute : « Les informations, documents, données, traitement informatiques… doivent être conservés pendant le même délai. »

Cette régie s’applique donc aux documents comptables (journaux, grand livre, balance) et aux pièces justificatives. Quant aux déclarations fiscales (2035 et 2036 si vous êtes en SCM), nous vous conseillons de les conserver sans limitation de délai.